Medita Communication Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

Laatimispäivä 30.4.2018

1. Rekisterin pitäjä

Medita Communication Oy (1083432-4)
Yliopistonkatu 34 C 35, 40100 Jyväskylä
puh. 020 198 5511

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Mika Särkijärvi
Yliopistonkatu 34 C 35, 40100 Jyväskylä
medita@medita.fi

3. Rekisterin nimi

Meditan asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriin kerätään tietoja, jotka ovat tarpeen asioinnin, asiakaskyselyjen, yhteydenottojen, tilausten, laskutuksen, perinnän, palveluiden kehittämisen, raportoinnin, markkinoinnin sekä muiden asiakashankintaan, -palveluun ja markkinointiin liittyvien toimien mahdollistamiseksi.

Rekisterissä käsiteltäviä asiointitietoja sekä sijaintitietoja voidaan lisäksi käyttää markkinoinnin sekä asiakasviestinnän kohdentamiseen. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, aineistojen tilaamisen sekä tapahtumiin ilmoittautumisen ja muiden markkinointitoimien yhteydessä

5. Rekisterin tietosisältö

Meditan asiakkaana olevan tai olleen yhteisön yhteyshenkilöt, Meditaan yhteydessä olleet henkilöt, Meditan julkaisuja tai uutiskirjeen tilanneet, Meditan järjestämään tapahtumaan osallistuneet ja muut markkinointiluvan antaneet.

Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin tietoryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

5.1 Rekisterinpitäjän asiakkaana olevan tai olleen yhteisön perustiedot, kuten nimi, Y-tunnus ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) sekä yhteyshenkilön nimi, asema ja yhteystiedot.

5.2 Rekisterinpitäjän ja rekisteröityjen väliseen asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilaustiedot, tiedot tapaamisista, mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja palveluun liittyvät tiedot.

5.3 Rekisterinpitäjän tarjoamien ja tuottamien palvelujen käyttöön liittyvät rekisteröityneen tiedot, kuten etu- ja sukunimi, osoite- ja yhteystiedot, asema, työnantaja tai organisaatio, asiointikieli, sovelluksen ja siihen sisältyvien eri toimintojen käyttämisen välityksellä saatavat tiedot, kuten sijaintitiedot ja tiedot, jotka käyttäjä on antanut.

5.4 Rekisterinpitäjän erilaisissa verkkopalveluissa tapahtunut rekisteröityminen ja asiointitiedot verkkosivustolla, tieto käyttäytymisestä verkkosivustoilla sekä muut vastaavat ryhmittelytiedot, osallistuminen tapahtumiin ja kyselyihin, tapahtumiin ja kyselyihin syötetyt tiedot, yhteydenotot asiakaspalveluun sekä yhteydenotot muihin Meditan työntekijöihin ja palveluihin sekä uutiskirjeen tilaamiseen liittyvät tiedot.

5.5 Rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneen rekisteröidyn nimi sekä mahdolliset yhteystiedot ja tapahtumaan tai tapahtumaan liittyviin kyselyihin annetut tiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät tiedot saattavat sisältää mm. seuraavia tietoja: organisaatio, sähköposti, puhelinnumero, työ- tai kotiosoite, asiointikieli, henkilökohtaiset ruokavaliota koskevat tiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan ilmoittamat tiedot, asiakastietojärjestelmän, kirjanpidon ja laskutuksen tietokanta, verkkosivustojen, blogien ja uutiskirjeiden käyttö- ja asiointitiedot, asiakkuudenhallinta- ja asiakaspalvelujärjestelmien tiedot, yhteistyökumppanit sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavat yritykset ja viranomaiset.

Mikäli tietoja saadaan luovutuksina muiden rekisterinpitäjien tietokannoista henkilötietojen luovuttaja vastaa näiden henkilötietojen oikeellisuudesta ja luovutuksen perusteista.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteritietoja voidaan jakaa Meditan yhteistyökumppaneiden tai alihankkijoiden kanssa.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Käytämme tässä selosteessa eriteltyjen tarkoitusten mukaisessa tietojenkäsittelyssä kumppaneita ja voimme tässä yhteydessä siirtää käsittelemiämme henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen. Kumppanit voivat käsitellä henkilötietoja tarjotakseen esimerkiksi infrastruktuuri- ja IT-palveluita tai muita palveluja. Tällaisissa tapauksissa riittävästi tietoturvasta ja rekisterin käsittelystä huolehditaan EU–U.S. Privacy Shield -järjestelyllä tai sopimusteitse käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä mallilausekkeita.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet ja monivaiheisen tunnistautumisen. Luvaton pääsy estetään myös teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö osoitetaan kirjallisena (sähköposti tai kirje) rekisterin pitäjälle.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö osoitetaan kirjallisena (sähköposti tai kirje) rekisterin pitäjälle.

12. Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten.

13. Tietojen poistaminen

Rekisteriin kirjattavat henkilötiedot katselmoidaan säännöllisesti ja tiedot poistetaan kun niiden säilyttämiselle ei ole laillista käsittelyperustetta.