Viestäntätoimisto Medita Oy:n rekisteri- ja tietosuojaseloste. 

Laadittu 18.2.2020, päivitetty 4.4.2022. 

Rekisterinpitäjä  

Viestintätoimisto Medita Oy, Fredrikinkatu 55 A, 00100 Helsinki

Rekisterin nimi

Viestintätoimisto Meditan asiakas- ja markkinointirekisteri   

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn peruste on asiakassuhde tai henkilön oma suostumus, jolloin tiedot on luovutettu yhteydenoton, kuten aineiston lataamisen tai uutiskirjeen tilauksen yhteydessä. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakassuhteen ylläpito, velvoitteiden kuten yhteydenpidon ja laskutuksen hoitaminen sekä Meditan palveluiden markkinointi. 

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla henkilön nimi, organisaatio, asema organisaatiossa, yhteystiedot, tiedot tilatuista palveluista ja yhteydenotoista sekä mm. tiedot kiinnostuksen kohteista tarjottavan sisällön personointia varten. Lisäksi voimme tallentaa tietoja vierailusta verkkosivuillamme. 

Asiakastietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja myös sen jälkeen riittävän ajan velvoitteiden hoitamiseksi. Markkinointirekisterissä henkilön tiedot säilytetään niin kauan, kun hän esimerkiksi jatkaa uutiskirjeen tilaamista. Mikäli henkilöön ei saada yhteyttä tiedot poistetaan vuoden kuluessa viimeisestä yhteydenotosta. 

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan sopimuksista, asiakastapaamisista, puheluiden aiikana tai verkkolomakkeilla tai sähköpostilla lähetetyistä tiedoista, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta ja muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan. Lisäksi voimme kerätä organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja julkisista lähteistä tai muilta yrityksiltä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja julkaistaan vain, jos siitä on sovittu erikseen henkilön kanssa. Tietoja voidaan siirtää myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, kun niitä tallennetaan Hubspot CRM -järjestelmällä ylläpidettäväänä asiakas- ja markkinointirekisteriin.  

Rekisterin suojauksen periaatteet

Kaikkia rekistereitä säilytetään tietojärjestelmissä, jotka on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä kaksivaiheisella todennuksella. Palveluntarjoajat kuten Hubspot ja Google huolehtivat palvelinten tietoturvasta asianmukaisesti. Tietoja ei säilytetä eikä käsitellä manuaalisesti. Henkilötietoja käsittelevät vain yrityksen nimetyt työntekijät, joiden tehtäviin ko. tietojen käsittely kuuluu.   

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Pyynnön esittäjien edellytetään todistavan henkilöllisyytensä ennen tietojen luovuttamista. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Pyynnön esittäjien edellytetään todistavan henkilöllisyytensä ennen tietojen luovuttamista. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.