Kriisiviestinnän kaksi osa-aluetta. Tutustu Worldcom-asiantuntijoiden koosteeseen 

Tehokas kriisinhallinta vaatii sekä perusteellista valmistautumista että pätevää kriisiviestintää. Kriisiviestintäsuunnitelmaa ei ryhdytä työstämään hädän hetkellä, vaan se on oltava valmiina. 

Valmistelu auttaa ennaltaehkäisemään kriisejä, reagoimaan nopeasti kriisin hetkellä ja minimoimaan vahingot. Selkeä, läpinäkyvä ja oikea-aikainen viestintä on olennaista julkisen mielikuvan hallitsemiseksi ja sidosryhmien luottamuksen säilyttämiseksi. Johdonmukainen viestintä kaikilla alustoilla on tärkeää, jotta voidaan välttää sekaannukset ja väärän tiedon leviäminen. 

Valmistaudu odottamattomiin tilanteisiin kriisiviestintäsuunnitelman avulla

Kriisiviestinnän suunnittelussa asioita pitää katsoa monesta näkökulmasta. Tarvitaan lista yhteyshenkilöistä ja joskus voidaan laatia valmiita pohjia, joilla voidaan vastata esimerkiksi toimittajan tietopyyntöihin. Lisäksi tarvitaan tiimin kouluttamista, jotta kaikki tietävät oman roolinsa. Viestintäkanavien on oltava kunnossa, jotta kaikki asianosaiset henkilöt saavat tarvittavan tiedon hätätilanteessa. 

Valmistautumiseen kuuluu myös ympäristön seuraaminen – pitää olla tietoinen siitä, mitä omasta brändistä tai toimialasta puhutaan. Kartalla pysyminen antaa mahdollisuuden havaita kriisit ajoissa. Parhaimmillaan kriisiviestintä onkin proaktiivisuutta, ei reaktiivisuutta. Tilanne pysyy hallinnassa, kun jatkuvasti ennakoidaan tulevaa. Hyvin valmistautunut tiimi voi toimia nopeasti ja selkeän strategian mukaisesti. 

Kriisiviestinnän suunnitteluun kuuluu:

• Mahdollisten riskien tunnistaminen
• Selkeiden viestintäkanavien luominen
• Tiimin kouluttaminen
• Erilaisten skenaarioiden läpikäyminen
• Oman alan uutisten ja ympäristön seuraaminen

Oikea-aikainen kriisiviestintä suojaa organisaatiota

Kriisin hetkellä on tärkeää säilyttää sidosryhmien luottamus. Ensisijainen tavoite on suojella organisaatiota mahdollisilta seurauksilta, jotka voivat vahingoittaa sen uskottavuutta.

Keskeistä on viestiä selkeästi ja rehellisesti. Tarkan tiedon välittäminen oikea-aikaisesti leikkaa huhuilta siivet. Parhaimmillaan organisaatio voi vaikuttaa tarinaan, jota kriisistä kerrotaan esimerkiksi mediassa. Kun viestitään johdonmukaisesti ja oikea-aikaisesti, voidaan ohjata keskustelua vahinkojen minimoimiseen. 

Medita edustaa Worldcom PR Groupia Suomessa. Worldcom-kumppanimme ovat koostaneet käytännön esimerkkejä ja neuvoja sekä kriiseihin valmistautumiseen että akuuttiin kriisiviestintään. Pääset näihin käsiksi kirjautumatta tai lataamatta täällä: 

Tutustu Worldcomin koosteeseen

Sinua voisi kiinnostaa myös: Kriisiviestintä on kuin pelastusliivit – ennalta ehkäisee pahimmat kolhut ja pitää kriisin tullessa pinnalla

Julkaistu: 18.10.2024